PERAN KOMUNIKASI ANTARA PETUGAS HAJI DAN JAMAAH HAJI DI TRAVEL SAUDARAKU UMROH DAN HAJI

PERAN KOMUNIKASI ANTARA PETUGAS HAJI DAN JAMAAH HAJI

DI TRAVEL SAUDARAKU UMROH DAN HAJI

Wandi Tosan

NIM: 14310028

Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang

e-mail: wandimashum@gmail.com

Abstrak

Komunikasi adalah suatu proses yang memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu sistem dapat diadakan, dipelihara, dan diubah, (dengan kata lain, komunikasi yaitu suatu proses). peran komunikasi sangat penting di lingkungan masyarakat, begitu pula peran komunikasi di perusahaan Travel haji dan umroh. jika komunikasi tidak terjalin maka akan dengan mudah terjadinya misunderstanding antara petugas dan jamaahnya baik sebelum keberangkatan ataupun setelah keberangkatan. Oleh karena itu komunikasi antara petugas dan jamaah sangatlah penting guna kelancaran dan kekhusuan ibadah haji atau umroh di tanah suci Makkah Al-Mukaromah.

Komunikasi sangatlah penting bagi setiap petugas dan jamaah, karena komunikasi adalah salah satu unsur pokok yang harus diperketat demi kenyamanan perjalan Haji atau Umroh mulai dari daftar, berangkat, dan pulangnya kembali ke Indonesia .

Kata kunci : komunikasi, petugas, jamaah, haji dan umroh, Perusahaan

Pendahuluan

Manusia sebagai makhluk sosial tidak bisa lepas dari hubungan, kepentingan, atau bantuan manusia lainnya, dan semua aktivitas itu membutuhkan komunikasi di dalamnya. Karena komunikasi, seperti halnya kebutuhan akan relasi dengan manusia lainnya, merupakan kebutuhan dasar yang hampir setiap orang merasakannya. Tidak ada satu manusiapun yang tidak membutuhkan komunikasi. Ia merupakan penghubung maksud dari kehendak manusia lain, sehingga tercipta relasi yang di maksud, baik itu di dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat kerja, di pasar, di kampus, di perpustakaan,di perusahaa, bahkan di dalam berbangsa dan bernegara.

Semua studi tentang manusia dan kehidupannya, selalu berhubungan dengan komunikasi. Banyak ahli yang membahas bidang sosial yang selalu menyentuh bidang komunikasi, baik ia di tempatkan sebagai pusat kajian maupun hanya sebagai salah satu aspek atau sudut pandang saja. Artinya, hampir semua kajian sosial selalu melibatkan komunikasi sebagai salah satu komponennya. Misalnya, komunikasi di bidang pendidikan, sosial kemasyarakatan, komunikasi dakwah, informasi, lembaga perusahaan, manajemen, hukum, antropologi, sosiologi, psikologi, dan semua bidang ilmu lainnya.

Dalam konteks perusahaan di travel SAUDARAKU Haji dan Umroh, komunikasi adalah suatu keniscayaan yang tak terbantahkan, karena perusahaan yang menjadi petugas untuk selalu menjalin komunikasi dengan jamaah haji atau umroh dalm mengurusi semua keperluan jamaah mulai dari daftar, perizinan, pemeriksaan kesehatan sampai keberangkatan dan sampai perpulangan kembali ketanah Indonesia. Informasi yang disampaikan maupun yang di terima  oleh Petugas dan jamaah yang terkait dengan keberangkan Haji atau umroh tentu membutuhkan komunikasi yang efektif agar setiap informasi yang ada maupun yang dibutuhkan oleh dua pihak antara petugas dan jamaah dapat tersampaikan dan dapat diterima dengan baik. Di sinilah letak urgensi komunikasi sebagai penghubung antara petugas (perusahaan) dengan Jamaah haji atau umroh untuk membangun relasi ideal yang nantinya menghapus jurang pemisah (seperti yang masih sering terjadi sampai saat ini) antara petugas dengan jamaah. Bagaimanapun juga, peran petugas dalam menyampaikan setiap informasi yang ada dan yang dibutuhkan jamaah sangatlah signifikan.

Bangunan relasi ideal inilah yang penulis harapkan dapat menjembatani pesan, informasi, dan seputar keberangkatan Haji dan umroh sehingga kecamanan, dan keamanan antara petugas dan jamaah dapat tercapai dengan baik, lewat apaun media yang di gunakan intinya adalah komunikasi.

Pembahasan

1. Pengertian-pengertian

Sebelum kita membahas peran penting komunikasi didalam perusahaan Travel SAUDARAKU Haji dan umroh lebih jauh, maka baiknya dijelaskan dulu apa yang dimaksud dengan komunikasi itu sendiri.

Secara etimologis komunikasi berasal dari kata dasar communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran. Kata sifat communis berarti umum atau bersama-sama. Jadi komunikasi dapat diartikan sebagai proses pertukaran informasi yang melibatkan banyak orang.

Menurut Louis Forsdale (1981), ahli komunikasi dan pendidikan, dalam Muhammad bahwa “communication is the precess by which a system is establshed, maintained, and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu sistem dapat diadakan, dipelihara, dan diubah. Pada definisi ini komunikasi juga dipandang sebagai suatu proses. Kata signal maksudnya adalah signal yang berupa verbal dan non verbal yang mempunyai aturan tertentu. Dengan adanya aturan ini menjadikan orang yang menerima signal yang telah mengetahui aturannya akan dapat memahami maksud dari signal yang diterimanya. Misalnya setiap bahasa mempunyai aturan tertentu baik bahasa lisan, tulisan, maupun bahasa isyarat.

Lebih lengkap lagi adalah definisi yang diberikan oleh C.H. Cooley di dalam tulisannya yang berjudul The Significance of Communication (dalam buku Reader In Public Opinion And Communication di susun oleh Berelson and Janowitz) yang penulis kutip dari Ton Kertapati adalah:

“Dengan komunikasi adalah dimaksud, mekanisme melalui mana, hubungan-hubungan manusia terjadi dan berkembang. Segala lambang pikiran beserta dengan alat-alat penyampaiannya dan cara menjaganya melalui ruang dan waktu. Ia meliputi ekspresi muka, sikap dan gestura, nada suara, kata-kata, tulisan, lukisan, kereta api, telegrap, telepon, dan segala apa yang dapat disebut sebagai hasil usaha menaklukkan ruang dan waktu”.

Sementara menurut beberapa ahli yang lainnnya, komunikasi dapat didefinisikan lebih beragam, seperti:

a.       Sarah Trenholm dan Arthur Jensen (1996:4) mendefinisikan komunikasi adalah proses di mana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima melalui beragam saluran / media.

b.      Hoveland (1948: 371) mendefinisikan komunikasi adalah proses di mana individu mentransmisikan stimulus untuk mengubah perilaku individu yang lain.

c.       Menurut Gode (1969: 5) komunikasi adalah suatu proses yang membuat kebersamaan bagi dua atau lebih yang semula monopoli oleh satu atau beberapa orang.

d.      Raymond S. Ross (1983: 8) mendefinisikan komunikasi sebagai proses menyortir, memilih, dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa, sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksud oleh sang komunikator.

e.       Everett M. Rogers dan Lawrence Kincaid (1981: 18) menyatakan komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi antara satu sama lain, yang pada gilirannya terjadi saling pengertian yang mendalam.

f.       Harold D. Lasswell sebagai mana dikutip oleh Sendjaja (1999: 7) mengatakan cara yang baik untuk menggambarkan dengan menjawab pertanyaan: ”siapa mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa, dengan efek bagaimana?”

g.      Bernard Berelson dan Garry A Steiner (1964: 527) mendefinisikan komunikasi sebagai transmisi informasi, gagasan, emosi, ketrampilan, dan sebagainya, dengan menggunakan simbol-simbol, dan sebagainya. Tindakan atau proses transmisi itulah yang biasanya disebut komunikasi.

h.      Shanon dan Weaver (1949) menggambarkan komunikasi sebagai bentuk interaksi manusia yang paling mempengaruhi satu sama lain, sengaja atau tidak sengaja dan tidak terbatas pada bentuk komunikasi verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi.

Dengan definisi tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi mempunyai berbagai tujuan antara lain memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku.

2. Fungsi komunikasi

Kantor, lembaga maupun organisasi pada dasarnya adalah sebagai kumpulan orang-orang yang membutuhkan saling berhubungan, berinteraksi dan bekerja sama melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan tertentu.

Seperti perusahaan lainnya, perusahaan Biro Umroh dan Haji juga mempekerjakan orang-orang yang berbeda watak, kebiasaan dan budayanya yang dalam satu kondisi tertentu mau tidak mau harus saling berinteraksi, berkomunikasi agar terjalin suatu keharmonisan hubungan baik secara internal maupun eksternal.

Jadi, komunikasi sudah menjadi sebagian besar kegiatan kita sehari-hari, mulai komunikasi antar teman/pribadi, kelompok, organisasi atau massa. Secara ideal, komunikasi bertujuan untuk menghasilkan kesepakatan bersama terhadap idea atau pesan yang disampaikan.

Mengutip pendapat Gorden (1978) bahwa komunikasi mempunyai fungsi untuk :

· Membangun Konsep Diri (Establising Self Concept)

· Eksistensi Diri (Self Existence)

· Kelangsungan Hidup (Live Continuity)

· Memperoleh Kebahagiaan (Obtaining Happiness)

· Terhindar dari Tekanan dan ketegangan (Free From Pressure and Stress)

3. Komponen – Komponen Dasar Komunikasi di Perusahaan

Dalam buku  ARNI Muhammad “Komunikasi Organisasi” ia mengutarakan beberapa unsur (komponen) dasar dalam komunikasi. Menurutnya, karena komunikasi merupakan proses dua arah atau timbal balik, maka komponen balikan perlu ada dalam proses komunikasi. Dengan demikian, komponen dasar komunikasi ada lima yaitu: pengirim pesan, pesan, saluran, penerima pesan, dan balikan.

Masing-masing komponen tersebut akan dijelaskan kembali dan penulis menganalisa unsur tersebut untuk digunakan dalam komunikasi di perusahaan travel saudaraku haji dan umroh .

a.       Pengirim pesan/komunikator (Petugas)

Pengirim pesan adalah individu atau seseorang yang mengirim pesan. Dalam konteks perusahaan yang menjadi pengirim pesan/komunikator adalah petugas atau pegawai.

Dalam perusahaan, informasi yang ada dan yang dibutuhkan Jamaah wajib dilayankan secara maksimal demi terpenuhinya kebutuhan Jamaah. Pada proeses ini, peran petugas sebagai koumunikor sangat penting agar setiap informasi dapat diterima oleh Jamaah secara efektif, efisien, dan tepat guna. Karena sesungguhnya yang lebih banyak berperan dalam intraksi langsung maupun tidak langsung di perusahaan adalah petugas atau pegawai itu sendiri.

Inilah yang kemudian membentuk relasi (baik disadari atau tidak disadari) antara petugas dan Jamaah yang apabila tidak terjalin dengan ideal (sesuai aturan, harapan, dan kebutuhan) maka akan terjadi miss understanding (kesalahpahaman) antara petugas dan jamaah. Apabila hal ini terjadi, maka secara otomatis pesan atau informasi yang ingin disampaikan atau yang ingin didapatkan melalui komunikasi ini tidak dapat diterima.

b.       Pesan (Informasi)

Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan kepada si penerima. Pesan ini dapat berupa verbal maupun nonverbal. Pesan secara verbal dapat secara tertulis seperti surat, buku, majalah, memo, dan sebagainya. sedangkan pesan yang secara lisan dapat berupa percakapan tatap muka, percakapan melalui telepon, radio, email, chatt, dan sebagainya. pesan yang nonverbal dapat berupa isyarat, gerakan badan, ekspresi muka, dan nada suara.

Semua bentuk pesan di atas baik yang verbal maupun nonverbal dapat menjadi informasi yang sangat dibutuhkan oleh setiap orang. Informasi yang dibutuhkan jamaah haji maupun umroh diharapkan mampu diserap melalui pengirim informasi (petugas). petugas harus mampu mengirim pesan tersebut melalui cara-cara yang dapat dimengerti jamaah sehingga tidak terjadi penghapusan informasi secara sepihak.

Efektifitas penyampaian pesan menyangkut bagaimana suatu pesan disajikan. Secara ringkas ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam penyajian pesan, yaitu cara penyajian pesan dan struktur penyampaian pesan.

Cara penyajian pesan di perusahaan Travel Haji dan Umroh lebih mengacu pada pemanfaatan lambang komunikasi, baik verbal maupun non verbal pada saat kita berkomunikasi. Cara penyajian pesan yang dilakukan oleh petugas yaitu dengan melakukan pemberian informasi yang dibutuhkan oleh jamaah. Misalnya ada jamaah bertanya,”Apa ada promo untuk bulan depan untuk umroh pak/Bu?”. Seorang petugas harus menjawab dengan kata-kata halus dan ekspresi yang ramah. Cara penyajian pesan lebih lanjut menyangkut bagaimana seorang petugas dapat memanfaatkan lambang-lambang komunikasi verbal dan non verbal yang digunakan oleh petugas, serta membubuhkan kadar emosi ke dalamnya. Di sini seorang petugas harus mampu menentukan keberhasilan komunikasi dengan cara melakukan kecerdasan emosional.

Pada struktur penyampaian pesan, seorang petugas harus mampu menyusun struktur penyajian pesan yang akan disampaikan. Seorang petugas harus mampu menyampaikan tataran-tataran informasi yang disampaikan sesuai dengan urutan-urutannya, jangan sampai acak dan lari dari topik. Hal ini bisa mengaburkan dan bahkan menghilangkan isi dari pesan yang disampaikan.

c.       Saluran/media

Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim dengan si penerima. Channel yang biasa dalam komunikasi adalah gelombang cahaya dan suara yang dapat dilihat dan didengar. Dalam bahasa lainnnya adalah alat yang digunakan oleh pengirim pesan untuk menyampaikan pesan tersebut kepada si penerima. Dalam dunia perusahaan, petugas bisa menyampaikan pesan informasi tersebut berupa buku-buku, internet, majalah, radio, film, CD, VCD, dan lain-lain. Akan tetapi saluran pokoknya adalah gelombang suara dan cahaya.

d.      Penerima pesan (komunikan) – (Jamaah haji atau umroh)

Penerima pesan adalah yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya. Dalam konteks perusahaa, petugas sebagai komunikator atau pengirim pesan perlu memperhatikan siapa audience atau penerima pesan yang dihadapi. Hal ini perlu, karena penerima pesan ini berbeda dalam banyak hal misalnya, pengalamannya, kebudayaanya, pengetahuannya, usianya, dan keadaan fisiknya. Petugas tentu tidak akan sama memperlakukan jamaah anak kecil dan dewasa, atau kepada jamaah yang secara fisik tidak memiliki cacat dengan jamaah yang memiliki cacat seperti difabel. Jadi, dalam komunikasi di perusahaan travel ini, petugas perlu dan bahkan wajib memperhatikan siapa yang diajak komunikasi. hal ini akan terkait dengan simbol-simbol yang digunakan ataupun ekspresi-ekspresi yang dipakai dalam komunikasi tersebut. Idealnya, petugas itu harus mampu menyesuaikan simbol-simbol yang digunakan sesuai latarbelakang jamaah haji atau umroh.

e.       Balikan/efek

Balikan adalah respons terhadap pesan yang diterima yang dikirimkan kepada si pengirim pesan. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim, pengirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirimkan tersebut diinterpretasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim diinterpretasikan sama oleh si penerima berarti komunikasi efektif.

Seringkali dalam konteks komunikasi di perusahaan travel ini, respons yang diberikan tidak seperti yang diharapkan. Misalnya, setelah melakukan pendidikan pemakai, jamaah ternyata masih banyak yang salah dalam cara memanfaatkan pakaian ihram, atau petugas bingung bagaimana cara memberikan contoh memakai kain ihram tersebut kepada jamaah. Hal ini bisa jadi disebabkan oleh adanya faktor-faktor dalam diri si penerima, bisa pula faktor si pengirim (komunikator), dan bisa pula faktor alat seperti system otomasi yang error, lambat, dan salah tempat.

Di sinilah letak pentingnya membangun relasi yang ideal untuk segera mengurangi (kalau bisa menghapus) segala bentuk kesalahan atau kesalahpahaman petugas dan jamaah haji lewat komunikasi yang baik dan efektif.

Di atas telah dijelaskan unsur-unsur komunikasi dengan harapan unsur-unsur tersebut dapat menjadi pijakan dalam membangun komunikasi efektif di perusahaan demi terwujudnya relasi ideal di antara keduanya.

Tahapan-tahapan proses komunikasi, seperti fact finding, planning, communicating, dan evaluation adalah tahap yang perlu dilaksanakan agar komunikasi dapat efektif.

4. Peranan komunikasi dalam perusahaan

Komunikasi sangat berperan aktif dalam kehidupan sehari-hari,begitu pula di perusahaan travel haji dan umroh, komunikasi sangat dibutuhkan. Lewat komunikasi manusia dapat menyampaikan keinginan cita-cita, perencanaan pada orang lain. Makin jelas dan efektif berlangsungnya komunikasi makin banyak pula informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu keberadaan giro haji dan umroh atau travel sebagai unit pengelola informasi sangat penting untuk mendukung terjadinya komunikasi yang efektif di masyarakat demi mencapai rukun islam yang terakhir.

Komunikasi memainkan peranan yang sangat penting sebagai sarana hubungan antar- individu dan kelompok masyarakat untuk mengembangkan saling pengertian dan kerja sama antarmanusia yang lebih baik.

Kemajuan pada bidang informasi dan komunikasi tidak hanya disebabkan oleh adanya penemuan-penemuan teknologi baru, namun juga disebabkan oleh semakin tumbuhnya kesadaran orang atau individu dan bangsa akan adanya kesempatan dan kebutuhan sosial, ekonomi, politik dan kebudayaan, termasuk kebutuhan akan adanya informasi.

Jadi dapat dikatakan bahwa informasi merupakan bagian dari komunikasi. Tanpa informasi proses komunikasi tidak akan bisa berjalan dengan baik. Dengan demikian maka kehadiran perusahaan travel haji dan umroh sebagai pengelola informasi seputar haji atau umroh menjadi pendukung dan pelancar proses komunikasi. Demikian pula sebaliknya bahwa perusahaan tersebut sebagai organisasi membutuhkan bentuk komunikasi yang efektif dan efisien untuk berjalannya organisasi perusahaan tersebut dengan baik.

5. Ruang lingkup Komunikasi Peusahaan travel haji dan umroh

Komunikasi perusahaan ini meliputi komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Perusahaan sebagai suatu organisasi tentu mempunyai kerangka atau struktur yang menunjukkan adanya pembagian kerja dan hubungan kerja diantara orang-orang atau kelompok pemegang posisi untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

a.       Jadi yang dimaksud  komunikasi Internal

adalah Komunikasi atau  pertukaran gagasan diantara orang-orang dalam satu kelompok maupun antara orang-orang dari kelompok yang satu dengan kelompok yang lain dalam satu organisasi perusahaan.

Komunikasi internal dibedakan 3 macam yaitu :

-          Komunikasi vertikal,

adalah komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas secara timbal balik dan biasanya bersifat formal.

-          Komunikasi horizontal,

adalah komunikasi secara mendatar antara sesama staf, sesama karyawan, sesama petugas dan sebagainya dan seringkali berlangsung tidak formal.

-          Komunikasi diagonal atau komunikasi silang

Yaitu komunikasi antara pimpinan satu bagian dengan pegawai bagian lain.

Komunikasi internal meliputi dua jenis komunikasi yaitu : komunikasi antar personal dan komunikasi kelompok.

1)      Komunikasi antar personal

adalah komunikasi antara dua orang dan dapat berlangsung dengan tatap muka atau melalui media (menggunakan alat) contoh : komunikasi antara 2 orang petugas.

2)      Komunikasi kelompok

adalah komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam satu atau beberapa orang dari kelompok memberikan tanggapan secara verbal. Jadi dalam komunikasi kelompok seseorang yang bertindak sebagai komunikator dapat bertindak sebagai komunikator dapat melakukan komunikasi antar personal dengan orang per orang yang memberikan tanggapan.

Contoh : kumunikasi antara koordinator petugas dengan para petugas.

b.      Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara personal perusahaan dengan perseorangan atau kelompok masyarakat di luar perusahaan. Komunikasi ini terdiri dua jalur secara timbal balik yaitu komunikasi dari perusahaan kepada masyarakat (Jamaah) dan dari masyarakat kepada perusahaan.

Komunikasi dari perusahahaan kepada masyarakat bisa terbentuk

· Komunikasi antar personal                   

Contoh :

- Komunikasi dengan Jamaah haji atau pengunjung

- Komunikasi ketika memberi konsultasi kehajian atau seputar haji dan umroh

- Komunikasi sebagai pemandu pameran

· Komunikasi kelompok

Contoh :

- Membimbing, melatih para jamaah dalam manasik haji

- Penyajian dalam seminar, pameran

Komunikasi massa

Contoh :

- Surat Kabar

- Radio

- Televisi

- pamphlet

· Komunikasi dengan media

Contoh :

- Surat,      

- Telepon

- Pamflet, brosur, spanduk, poster dll

Komunikasi dari masyarakat kepada perusahaan merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan. Umpan balik bisa berupa saran atau bahkan opini public masalah haji atau umroh yang bisa berdampak positif atau negative.

6. Proses Komunikasi di Perusahaan travel haji dan umroh

Dapat dipastikan bahwa di dalam aktivitas perpustakaan mutlak harus ada proses atau kegiatan komunikasi. Kegiatan komunikasi yang berlangsung di perusahaan ini dapat dilihat dari adanya kontak dan hubungan, baik secara langsung maupun tidak langsung, antara petugas dan jamaah haji , adanya pesan yang disampaikan dan diterima, dan adanya efek yang terjadi akibat diterimanya pesan melalui komunikasi tersebut. Aktivitas pelayanan informasi antara petugas dan jamaah adalah salah satu bentuk kegiatan komunikasi di perusahaan tersebut.

TEORI LASSWELL

Untuk menjelaskan mengenai proses komunikasi di perusahaan, dapat diterapkan model yang diberikan oleh Harold D. Lasswell. Model komunikasi ini merupakan model yang sudah tua tetapi masih digunakan orang untuk tujuan tertentu. Ia adalah seorang ahli ilmu politik dari Yale university.

Ia menggunakan lima pertanyaan yang perlu ditanya dan dijawab dalam melihat proses komunikasi, yaitu who (siapa), says what (mengatakan apa), in which medium atau dalam media apa, to whom atau kepada siapa, dan dengan what effect atau apa efeknya

Dalam proses komunikasi di perusahaan yang bertindak sebagai pembicara adalah petugas, yaitu yang bertindak menyampaikan pesan-pesan baik secara langsung maupun tidak langsung. Pesan yang disampaikan oleh petugas tersebut berupa informasi mengenai berbagai ilmu pengetahuan dan informasi lainnya.

Media yang digunakan untuk menyampaikan pesan tersebut adalah segala koleksi perusahaan yang membuat jamaah tertarik, baik dalam bentuk tercetak seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar, dan sebagainya, maupun dalam bentuk media elektronik seperti komputer, film, slide, mikrofis, rekaman suara, dan koleksi audio visual lainnya. Audien yang menjadi sasaran informasi adalah masyarakat yang berniat dan mampu untuk pergi ketanah suci mekkah. Adapun efek yang ingin dicapai oleh komunikator dengan pemberian informasi tersebut adalah agar pengetahuan, sikap, maupun prilaku audien (komunikan) yang dalam hal ini adalah jamaah dapat berubah.

7. Etika dalam layanan perusahaan haji dan umroh

Dalam etika layanan perusahaan, komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Hampir semua aktivitas pelayanan dan kerja di lingkungan perusahaan yang terjadi dalam keseharian tidak terlepas dari interaksi / komunikasi dalam berbagai cara; baik secara verbal, tulisan, gestural, ataupun bentuk komunikasi lainnya. Namun, ada banyak pengertian atau pemahaman tentang komunikasi itu sendiri, sehingga perlu adanya kesatuan persepsi.

Pelayanan perusahaan saat ini, tidak terbatas layanan informasi yang secara fisik ada di kantor perusahaa. Perubahan / perkembangan teknologi yang begitu cepat, membuat layanan perpusahaan travel haji dan umroh juga berkembang. Hal ini juga mempengaruhi interaksi / komunikasi antara puetugas dan pengunjung atau jamaah. Kita perlu mengenal sasaran / jamaah haji dan umroh; baik yang berkunjung ke perusahaan secara langsung maupun jamaah haji atau umroh yang mengakses informasi melalui internet / fasilitas elektronik.

Media komunikasi yang tersedia harus dikuasai; sehingga petugas haji dan umroh dapat mempromosikan informasi yang tersedia. Petugas perlu mengadakan pengkajian tujuan pesan komunikasi; agar dapat memberdayakan informasi secara lebih optimal. Setelah itu perlu menyadari peran komunikator dalam komunikasi, sebagai daya tarik sumber dan kredibilitas sumber.  Interaksi petugas pada jamaahnya paling kelihatan adalah dalam pelayanan costumer service. Tugas ini sangat berat dan penuh tantangan serta kesabaran khusus. Berbagai jenis sifat manusia, budaya, dan latar belakang sosial bersatu, ingin mendapatkan layanan yang terbaik dari petugas.  Sekalipun fasilitas yang tersedia di perusahaan belumlah ideal, petugas tidak boleh semakin merendahkan citra perusahaan yang tidak begitu bagus. Justru dengan interaksi yang menyentuh hati, kita dapat menciptakan citra yang berbeda. Memang harus kerja ekstra keras, tapi itu yang harus kita lakukan bila kita ingin dihargai.

8. Pentingnya Komunikasi bagi petugas haji dan umroh

Komunikasi sangatlah penting bagi karir seorang petugas di perusahaan, karena komunikasi itu salah satu unsur apakah petugas itu bekerja profesional atau tidak.

Dalam tugasnya, petugas harus memiliki:

1.      Empati : Kemauan untuk mengerti orang lain

2.      Percaya Diri

3.      Ketulusan untuk berhubungan dengan orang lain

4.      Keramahan, rasa simpati, dan sikap hormat.

White and Blackley memberikan kiat yang dapat kita pakai dalam pelayanan di perusahaan. P-E-R-S-O-N-A-L-I-T-Y

P  -  Pleasetness, good manner, smile are natural assets       

Sikap yang gembir, sopan santun, dan senyum senantiasa harus menjadi penampilan petugas setiap saat dalam melayani jamaah. Hal ini adalah aset yang tidak ada habisnya bagi industri jasa.

E  -  Eagerness to help other, with a liking for people ang willingness to serve them

Bersemangat / berkeinginan yang kuat untuk membantu dan menyukai orang lain, bergaul dan rela / bersedia melayani orang lain. Memuaskan orang merupakan kebahagiaan kita.

R  -  Respect for other people, courtesy costs nothing

Menghormati dan menghargai orang lain, memberikan respon yang sama terhadap setiap orang yang datang.

S  -  Sense of responsibility is realization that what one does says is important

Rasa tanggungjawab yang besar merupakan realisasi apa yang kita katakan kepada pengguna adalah penting.

O  -  Orderly mind is essential for methodical and accurate work

Petugas layanan harus mempunyai cara berpikir yang teratur dan terorganisasi untuk melakukan pekerjaan dengan metode yang baik dan tingkat ketepatan tinggi.

N  -  Neatness indicates pride in self and job

Kerapian merupakan bukti bahwa kita bangga dengan diri kita sendiri dan pekerjaan kita. Penampilan akan tampak bercahaya.

A  -  Accuracy in everything done is paramount important

Ketepatan / ketelitian dalam tiap hal yang dikerjakan merupakan nilai yang sangat penting. Sikap tersebut akan memberikan kepuasan dan peningkatan penghargaan.

L  -  Loyalty to both management and colleaques make good teamwork

Bersikap setia pada manajemen dan rekan kerja merupakan kunci keberhasilan dari kerjasama tim.

I  -  Intellegence use of common sense at all times

Menggunakan akal sehat dan intelektual dalam memahami orang lain akan mengasah perasaan dan intuisi kita terhadap apa yang tersirat dalam benak pihak lain saat berinteraksi.

T  -  Tact saying and doing the right thing at the right time

Bicara dengan bijaksana dan melakukan yang benar pada waktu yang tepat merupakan ciri kepribadian yang kuat.

Y  -  Yearning to be a good service clerk and love of work is essential

Bersedia memberi yang terbaik dan berkeinginan yang kuat untuk menjadi pelayan yang baik, serta mencintai pekerjaan.

Dengan kiat-kiat yang telah di sebutkan di atas, diharapkan petugas mampu  menerapkannya dalam sisten pelayanan di perusahaan.

Kesimpulan

Dari pembahasan – pembahasan di atas dapat kita simpulkan bahwa komunikasi itu sangatlah penting dalam kehidupan sehari-hari, baik itu dalam masyarakat, organisasi bahkan di dalam perpustakaan, perusahaan,  komunikasi sangatlah penting agar tidak terjadi kesalahpahaman yang nantinya dapat menimbulkan masyarakat tersebut terpecah belah.

Untuk mengembangkan  layanan  perusahaan dituntut adanya sikap profesional dari petugas perusahaan. Tanpa sikap profesional bagaimanapun modern, lengkap dan canggihnya perusahaan tersebut akan kurang berarti. Sehingga perlu dikembangkan dengan baik upaya-upaya peningkatan profesionalitas petugas dalam rangka peningkatan layanan pereusahaan.

Seorang  petugas diharapkan dapat Menguasai susumber informasi,  Berinteraksi dengan baik – bahasa sederhana, jelas, dapat / mudah dipahami, Memahami pertanyaan dan  menjawab pertanyaan secara profesional, Bersikap hormat, sopan, penuh perhatian, sabar, Perhatikan bahasa tubuh, tanda-tanda komunikasi non-verbal, tatap matanya, Hindari istilah-istilah yang tidak dimengerti, Senyum, sambutan yang ramah dan hangat, Ciptakan kesan positif  yang  menyentuh hati. Semua itu perlu petugas lakukan agar tercipta hubungan yang harmonis antara petugas dan jamaah.

Relasi ideal antara petugas dan jamaah dalam kaitannya dengan keberlangsungan fungsi dan tujuan perusahaan memang masih belum terbangun secara penuh.  Masih kerap terjadi gap atau  jurang pemisah antara petugas dan jamaah yang menyebabkan aktivitas perusahaan menjadi kurang maksimal.  Komunikasi yang baik, sikap saling pengertian, dan sikap saling kenal mengenal antara petugas dan jamaah bisa menjadi modal dasar dalam membangun relasi ideal yang diharapkan. Sehingga kedepannya, informasi baik itu dalam tercetak maupun elektronik dapat diterima dengan baik oleh jamaah, dan begitu pula perusahaan dapat mewujudkan fungsinya sebagai penggerak dalam  merubah  masyarakat Indonesia. Karena komunikasi adalah suatu proses terus menerus yang bisa berubah-ubah dan bisa mengubah (keadaan tentunya).

Daftar Pustaka

Arni, Muhammad. 2007. Komunikasi Organisasi, Jakarta: Bumi Aksara.

Hinani, asma. “Komunikasi efektif dan  perannya di perusahaan” dalam http://ephemera-asma-nani.blogspot.com/2009/06/komunikasi-efektif-dan-peranannya-di.html. diunduh pada hari rabu 26 Juni 2013 jam 18:35.

Kertatapati, Ton. 1986. .Dasar-dasar Publistik dalam Perkembangannya di Indonesia menjadi Ilmu Komunikasi, Jakarta: Bina Aksara.

Murniaty.(2006), “Proses Komunikasi di Perusahaan” ,dalam Http://komunikasi di perusahaan/2006/proses-komunikasi-di-perusahaan.html.  diunduh pada hari rabu 26 Juni2013 jam  20:10.

Pawit M. Yusup.2009. Ilmu Informasi, Komunikasi, dan jamaah, Jakarta: Bumi Aksara.

Rohana, SIP.  “KOMUNIKASI DI PERUSAHAAN: UPAYA MEMBANGUN RELASI IDEAL ANTARA PUSTAKAWAN DAN PEMUSTAKA”, dalam http://hanalibrary.blogspot.com/2012/11/komunikasi-di-perusahaan-upaya.html.   di unduh  pada hari rabu 26 Juni 2013 jam 18:23

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perusahaan, Jakarta: Gramedia Utama.

Tim TI  Badan arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah,  “KOMUNIKASI DALAM LAYANAN PERUSAHAAN”,