petunjuk teknis pembuatan KTA

Petunjuk Teknis  Pembuatan KTA untuk keperluan Verifikasi Parpol 2012

1.       Ekstrak file KTA.zip pada drive  C:\ tidak pada folder yg lain atau drive lain

2.       Pada drive C:\ akan terbentuk folder C:\\KTA  dengan isi file :

a.       KTA.doc

b.      Data_KTA.xls

c.       depdagri_2011.pdf

d.      Sub folder   C:\\KTA\contoh

3.       Buka file Data_KTA.xls ; isilah masing-masing kolom sesuai dengan data yang ada

4.       Kolom yang wajib diisi (akan tercetak di KTA):

a.       NOMOR KTA

b.      Nama

c.       Alamat (baris1)

d.      Alamat (baris2)

5.       Kolom optional (yang dibutuhkan datanya)

a.       Foto

b.      Tgl lahir

c.       HP

d.      Jenjang (keanggotaan)

Pengisian Kolom pada file Data_KTA

a.       Nomor, berisi 9 (sembilan) digit = xxyynnnnn

a.       xxyy = kode wilayah (kabupaten/kota) sesuai ketentuan Depdagri  lihat file depdagri_2011.pdf; contoh: Kabupaten Nagan Raya, Provinsi Aceh = 1115.

b.      nnnnn = nomor urut anggota dari 00001 – 99999

b.      Nama = uraian Nama lengkap, maksimal 30 karakter

c.       Alamat(baris1) = uraian alamat baris pertama (maksimal 33 karakter)

d.      Alamat(baris2) = uraian alamat baris kedua, jika baris pertama tidak mencukupi atau diisi dengan ‘-‘ (tanda minus). (maksimal 33 karakter)

e.      Foto = dikosongkan jika akan ditempel secara manual atau tidak tersedia; diisi nama file foto ukuran 2x3 cm, contoh: foto_ahmad.jpg dengan besar file maksimal 50 kb

f.        Tgl_lahir = diisi 6 (enam) digit tanggal lahir = dd/mm/yy

g.       HP = diisi dengan nomor telepon genggam anggota yang bersangkutan

h.      Jenjang = diisi dengan jenjang keanggotaan: terdaftar, aktif, pemula, muda, madya, dewasa, ahli, purna.

i.         Setelah selesai tutup file ini dan dikirim ke Sekretariat DPP via email : koswandeni@gmail.com

Pencetakan KTA (ketika dibuat menggunakan Ms Office 2007)

a.       (setelah mengisi Data_KTA.xls pastikan file ini sudah ditutup dan tidak merubah namanya.

b.      Buka file KTA.doc

c.       Ketika muncul pop up menu, klik YES

d.      Selanjutnya akan muncul file word dari KTA yang terhubung (link) dengan Data_KTA.xls secara mail merge.

e.      Pilih Menu Mailings

f.        Pilih Menu Finish & Merge

g.       Pilih edit individual document

h.      Pada menu Merge document , pilih  “all”

i.         Akan terbentuk file baru dengan nama Letter.

j.        Print File Letter.doc  dalam bentuk hitam putih , selanjutnya siap digandakan /difoto copy

k.       File Letter disimpan dengan merubah nama (renama) file misalnya KTA_DPD Nagan Raya , selanjutnya disimpan dan dikirimkan juga ke sekretariat DPP via koswandeni@gmail.com

Catatan teknis tambahan:

1.       Harap diperhatikan untuk tidak memasukkan data Kader yang berstatus PNS atau Pegawai BUMN sesuai ketentuan Undang-undang

2.       Setelah selesai dicetak jangan dipotong dahulu, agar difotocopy sebanyak 3 (tiga) kali untuk kepentingan verifikasi.

a.       Satu copy utk DPW, satu copy utk KPUD Kabupaten/Kota dan satu copy dikirimkan ke DPP (MD Building, Jl. T.B. Simatupang No.82, Pasar Minggu, Jakarta Selatan 12520)

3.       Penyerahan ke KPUD kabupaten/kota dan ke DPP paling lambat pada Rabu, 5 September 2012.Disertai pula mengirim file KTA_DPDxxxx.doc  dan Data_KTA.xls ke Sekretariat DPP melalui email koswandeni@gmail.com

4.       Jumlah KTA yang harus disiapkan oleh masing-masing DPD, merujuk pada data jumlah penduduk pada file depdagri_2011.pdf dengan ketentuan:

a.       Kabupaten/Kota yang disiapkan data KTAnya adalah Kabupaten/Kota yang diikut sertakan dalam verifikasi (sesuai ketentuan 75% Kabupaten/Kota di setiap Provinsi)

b.      Untuk kabupaten/kota dengan jumlah penduduk lebih dari 1 (satu) juta à menyiapkan data sebanyak 1100 KTA. Contoh: Kota Batam, jumlah penduduk 1.027.274, menyiapkan 1100 KTA; Kab. Bogor, jumlah penduduk 4.070.630, menyiapkan 1100 KTA.

c.       Untuk kabupaten/kota dengan jumlah penduduk kurang dari 1 (satu) juta à menyiapkan data sebanyak 1,1 per seribu jumlah penduduk. Contoh:

                                                               i.      Kab. Sumba Barat, jumlah penduduk 99.882, menyiapkan data KTA sebanyak: (1,1 / 1000) x 99.882 = 109,8 è 110 data KTA

                                                             ii.      Kab. Pandeglang, jumlah penduduk 918.938, menyiapkan KTA sebanyak:

(1,1 / 1000) x 918.938 = 1010,8 è 1011 data KTA

5.       Untuk pertanyaan dan penjelasan lebih lanjut, dapat menghubungi :

a.       Budi Hermawan, di 0815 1874 930

b.      Syaifuddin Z., di 0813 1833 6005

c.       Suminarso, 0817 4979 912

6.       Hasbunallah wa ni’mal wakil ni’mal maula wa ni’mannashir